Labor-Software

“Mit dieser maßgeschneiderten Software erledigen wir unsere Aufträge erheblich schneller und stressfreier” – Andree Osterloh, Inhaber

Auftraggeber

Labor-Cuxhaven / ftb osterloh, Cuxhaven, Deutschland. Lebensmittelprüflabor spezialisiert auf Fisch

Das Labor führt chemische, physikalische & mikrobielle Analysen an (Fisch-) Lebensmitteln durch.

Seit Anfang 1996 ist der Inhaber Andree Osterloh öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Qualitätskontrollen von Fischen, Fischwaren und Fischfeinkost. Das Laboratorium wurde im Jahr 2004 erstmalig auditiert und durch die AKS Hannover gemäß ISO/IEC 17025:2005 akkreditiert. Im Auftrag namhafter Auftraggeber werden Analysen an den vor Ort abgeholten, persönlich gezogenen und/oder angelieferten Proben durchgeführt. Es wird dann ein Gutachten erstellt, in dem alle erfassten Messwerte und Grenzwerte ausgegeben werden und die Einschätzung des Labors zu den Proben enthalten ist.

Ausgangssituation

Viele Prozesse wurden aufwendig manuell erfasst und durchgeführt. Für jeden Auftrag wurden mehrere Excel-Dateien aus einem vorherigen ähnlichem Auftrag kopiert und dann für den neuen Auftrag angepasst. Die Probenzettel zum Erfassen der Messergebnisse wurden ausgedruckt und dann in Papierform durch die Firma gereicht. Listen mit Probennummern wurden per Hand geführt. Am Ende wurde für das Gutachten eine Excel-Datei aus einem alten Auftrag kopiert und dann manuell mit den Messergebnissen befüllt und entsprechend abgeändert. Rechnungen über die Aufträge wurden mit einer extra Buchhaltungssoftware manuell erstellt und dann dem Auftraggeber geschickt.

Durchführung

Wir haben die Abläufe von der Auftragserfassung über den Probeneingang, die Messwerterfassung, die Gutachtenerstellung bis hin zur Rechnungsstellung vor Ort analysiert und dann ein Lösungskonzept entwickelt. Nach eingehender Diskussion wurde von uns die Software programmiert und in der Firma eingeführt. Anpassungen und Erweiterungen, die sich aus dem täglichen Arbeiten mit der Software ergaben, wurden im Laufe der Zeit programmiert und die Software aktualisiert.

Ergebnis

Entstanden ist eine maßgeschneiderte Software, die von jedem Arbeitsplatz in der Firma über den Browser bedient werden kann. Jeder Mitarbeiter sieht über einstellbare Rechte nur die Bereiche und Funktionen, die er für seine Arbeit benötigt. Bei Anlieferung der Proben werden Etiketten mit den entsprechenden Informationen auf einem Etikettendrucker ausgedruckt, so dass jede Probe eindeutig identifizierbar ist. Jedem Labormitarbeiter wird in seiner Arbeitsplatzliste gezeigt, welche Untersuchungen er an welchem Tag an den entsprechenden Proben durchführen muss. Messergebnisse werden direkt in der Software erfasst. Wurden alle Untersuchungen durchgeführt, können daraus Gutachten in Deutsch und/oder Englisch als PDF erstellt werden, um diese dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Für erledigte Aufträge kann eine Rechnung erstellt werden, um den Auftrag mit dem Auftraggeber abzurechnen. Alle Messwerte, Gutachten und Rechnungen werden archiviert und gesichert.
Insgesamt beschleunigt die Software die Auftragsabarbeitung erheblich und sorgt für genaue Übersicht über die Auftragsstatus und die Auslastung.